Digitale Personalakte
Sie möchten Ihre Personaldaten digitalisieren, sodass der gesamte Verwaltungsaufwand geschmälert und effizienter wird? Datensicherheit ist Ihnen wichtig? Sie wollen nicht mehr lange nach zugehörigen Dokumenten suchen? Also kurz: Sie wünschen sich alle Personaldaten auf einen Blick? Entscheiden Sie sich für unsere Digitale Personalakte. Denn das und noch viel mehr können wir Ihnen bieten. Melden Sie sich gerne bei uns für ein unverbindliches Gespräch!
Überblick
Wieso ist eine Digitale Personalakte für Ihr Unternehmen sinnvoll? Sie gestaltet die Verwaltung von Mitarbeiterdaten effizienter und sicherer. Sie ermöglicht einen schnellen und gezielten Zugriff auf Informationen, verbessert und erleichtert die Zusammenarbeit zwischen Ihrer Personalabteilung und Mitarbeitern, reduziert den Verbrauch von Papier und fördert die Einhaltung von Datenschutzbestimmungen. Unsere Digitale Personalakte vereinfacht und beschleunigt Ihre Arbeitsabläufe. Dies steigert die Gesamteffizienz, optimiert Prozesse und trägt dazu bei, eine transparente und verantwortungsbewusste Personalarbeit aufrechtzuerhalten.
Personendaten zentral und revisionssicher
Die Digitale Personalakte von perview ist die revisionssichere Ergänzung zum Standard-Dokumentenmanagement. Mit der optionalen cloudbasierten “Digitalen Personalakte” bieten wir Ihrem Unternehmen eine sichere Plattform, deren Server in Deutschland steht und damit auch hinsichtlich der strengen Datenschutz-Richtlinien höchste Sicherheit bietet. Unsere Software "Digitale Personalakte" bildet die Basis zur Nutzung von allen Services zur Digitalisierung von Geschäftsprozessen sowie die übersichtliche Verwaltung digitaler Dokumente. Mit perview erfolgt der Einstieg ins digitale Dokumentenmanagement schnell und einfach. Auch die Nutzung, beispielsweise das Anlegen, Archivieren und Finden von Dokumenten erfolgt in der Digitalen Personalakte in Sekundenschnelle und intuitiv. So sind Sie stets auskunftsfähig.
Elektronische Archivierung und Digitale Akten
- Dokumente manuell archivieren mit Upload-Dialog oder Drag & Drop
- Vorlagensystem zur einfachen Erstellung von Standarddokumenten inkl. automatischer Befüllung
- perview-interne Dokumente werden automatisiert am richtigen Ort abgelegt
- Dokumente als Vorschau direkt im Webbrowser anzeigen
- Automatische Volltexterkennung
- Einfache Suche / Recherche über Attribute oder den Volltext
- Ansicht der Ergebnisse in einer übersichtlichen Ordnerstruktur
- Versionsmanagement zur Versionierung von Dokumenten und Aufgaben zu Dokumenten, Ordnern und ganzen Akten
- Beobachtungsmodus für Akten, Ordner und Dokumente
- Berechtigungsanfrage inkl. zeitlich begrenzter Freigabe
- Wiedervorlagen
- Suchvorlagen für die Verwaltung komplexer Suchvorgänge
- frei definierbares Rechtsystem auf Dokumenttyp-Ebene
- frei definierbare Aufbewahrungsfristen
Workflow – BPMN
- Hinzufügen von Aufgaben zu Dokumenten
- Dokumente ad hoc an andere Nutzer im DMS weiterleiten
- Web-Editor für benutzerdefinierte Workflows
Vorlagenmanagement für:
- Verträge
- Zeugnisse
- und mehr
Haupt–Features
- frei definierbare und jederzeit anpassbare Aktenstruktur
- Zugriffe für Führungskräfte und Mitarbeiter im Rollen- und Rechtesystem einstellbar
- Direkter mobiler Zugriff auf die Dokumente
- Hochskalierbares Dokumentenmanagement mit eigenen Dokumentvorlagen
Dieses Modul ergänzt sich perfekt mit
Profitieren Sie auch von unseren anderen Modulen, die Ihre tägliche HR-Arbeit erleichtern, Ihre Prozesse effizienter gestalten und einfach Spaß machen!
Wir helfen Ihnen bei der Auswahl der passenden Module.
Wir stellen Ihnen die Funktionen der einzelnen Module persönlich vor und erarbeiten die optimale Konfiguration für ihr Unternehmen.
Häufige Fragen
Wenn Sie noch allgemeine Fragen haben, werden Sie bestimmt hier fündig. Alternativ können wir Sie gerne persönlich beraten.
Es gibt viele Vorteile, warum sich die Einführung einer digitalen Personalakte lohnt:
• Individuelle Zugriffsberechtigungen für verschiedene Nutzer bzw. Nutzergruppen können angelegt werden.
• Arbeitnehmer können orts- und zeitunabhängig auf die Daten zugreifen
• Durch unsere Software werden HR-Prozesse beschleunigt.
• Mehrere Mitarbeiter können zeitgleich auf digitale Akten zugreifen
u.v.m.
Die Einführung der digitalen Personalakte kann sehr schnell erfolgen, sobald in perview die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter angelegt sind.
Die Basis für die Digitale Personalakte sind die Aktenstruktur, also die Ordner inkl. der zugehörigen Dokumententypen sowie die Festlegung der Berechtigungen.
Sobald diese im System angelegt sind, können Dokumente für die Mitarbeitenden abgelegt werden.
Um die Dokumente der physischen Personalakten in perview zu laden, kann ein Scandienstleister mit der Digitalisierung der Akten beauftragt und die digitalisierten Dokumente dann in Zusammenarbeit mit perview in den jeweiligen Akten der Mitarbeitenden hochgeladen werden.
Ihr/e Projektmanager/in von perview unterstützt Sie gerne dabei in allen Schritten.
• Bedenken bzgl. der Sicherheit bei Serverstandorten außerhalb von Deutschland
• Fehlende Informationen und keine ausführliche Beratung über heutige Lösungen von digitalen Personalakten
• Kein Budget
• Mangelnde Flexibilität: „Das haben wir schon immer so gemacht!“
• Misstrauen in digitale Lösungen – Angst vor Datenklau
Ja, das ist absolut gegeben, denn:
• Mitarbeiterdaten werden ausschließlich auf ISO-zertifizierten Sicherheitsservern in Deutschland gespeichert
• Die Zugriffsrechte können durch Ihr Unternehmen festgelegt werden. Durch kundenindividuelles Rollen- und Berechtigungskonzept ist sichergestellt, dass Informationen nur von berechtigten Personen eingesehen werden können.
• Dokumente sind revisionssicher abgelegt. Das heißt, sie sind unveränderbar abgelegt. Sollte es Änderungen an einem Dokument geben, entsteht eine neue Version.
• Löschfristen können pro Dokumententyp eingestellt werden.
Bei der Umstellung von Papier zu einer Digitalen Personalakte sollten alle Papierdokumente mit einer originalen Unterschrift (wie z.B. Arbeitsverträge, Kündigungsschreiben, etc.) in Papierform aufbewahrt werden. Trotzdem sparen Sie viel Papier und schmälern Ihre Aktenschränke. Zusätzlich sorgen Sie auch für mehr Sicherheit bei der Aufbewahrung der Dokumente. Hierzu kontaktieren Sie am besten Ihre Arbeitgeber-Rechtsberatung.
Alle personenbezogenen Unterlagen, die für das Arbeitsverhältnis relevant sind, wie Bewerbungsunterlagen, Arbeitsverträge, Arbeitszeugnisse, Sozialversicherungs- und Steuerdokumente, allgemeine Zeugnisse und Nachweise über Fort - und Weiterbildungen sowie allgemeine Personenangaben, wie private Anschrift und Bankverbindung. Personaldokumente aus der Personalentwicklung, wie Mitarbeitergespräche, Zielvereinbarungen, etc. können hier hinterlegt werden.
Sie haben noch Fragen?Kontaktieren Sie uns.
Stellen Sie gerne Ihre individuellen Fragen in einem persönlichen Termin mit unseren Expert:innen.