Digitale Personalakte: Effiziente HR-Prozesse und on top noch Zeit sparen!

Die Digitale Personalakte hat sich als zentrales Werkzeug zur Modernisierung von HR-Prozessen etabliert. Sie unterstützt Unternehmen dabei, Arbeitsabläufe effizienter zu gestalten und die Flexibilität für hybride Arbeitsmodelle zu steigern.

Die wachsende Bedeutung der Digitalen Personalakte

Die Digitalisierung prägt zunehmend die HR-Abteilungen moderner Unternehmen. Mit der Digitalen Personalakte lassen sich Daten ortsunabhängig verwalten, was eine flexible und agile Personalführung unterstützt. Ingo Schütte, Lead Sales Organisations & Partnermanagement bei perview betont: „Die Digitale Personalakte ermöglicht eine zentrale Verwaltung von Mitarbeiterdaten und fördert moderne HR-Prozesse.“ Besonders Employee Self-Service-Funktionen (ESS) machen die Lösung attraktiv, da Mitarbeitende ihre Daten selbstständig aktualisieren und so zur Effizienz beitragen.

Effizientere HR-Prozesse durch digitale Workflows

Ein wesentlicher Vorteil der Digitalen Personalakte ist die Automatisierung von HR-Workflows, etwa für Fristüberwachungen bei Verträgen oder Weiterbildungsmanagement. „Fristen und Vertragsänderungen werden automatisch nachgehalten, was Zeit spart und Fehler vermeidet“, erklärt Schütte. Neben der Automatisierung trägt die Volltextsuche zur schnellen Verfügbarkeit relevanter Informationen bei, was nicht nur die Arbeit der Personalabteilung erleichtert, sondern auch die Mitarbeiterzufriedenheit fördert.

E-Signatur als Gamechanger für Ihre HR-Prozesse

Mit unserer Funktion der E-Signatur in der Digitalen Personalakte ermöglichen wir eine papierlose, rechtssichere und effiziente Unterzeichnung von Personaldokumenten – ideal auch in Kombination mit unseren Onboarding- und Workflow-Modulen.

Z.B. können neu eingestellte Mitarbeitende über eine Willkommensseite bequem auf Dokumente wie Arbeitsverträge zugreifen und diese direkt per E-Signatur unterzeichnen. Auch während des weiteren Onboarding-Prozesses können Mitarbeitende wichtige Dokumente, wie Richtlinien zu Arbeitsschutz, Datenschutz, u.ä., schon vor ihrem ersten Arbeitstag elektronisch unterschreiben.

Einen weiteren Vorteil erhalten Sie, in dem Sie Ihre Dokumentenvorlagen in einen selbstdefinierten Workflow (Prozess) einbetten. So können Sie notwendige Unterschriften effizient und vollständig papierlos per E-Signatur einholen.

So werden Ihre HR-Prozesse noch moderner und schneller.

Herausforderungen bei der Einführung

Trotz ihrer Vorteile kann die Einführung der Digitalen Personalakte anspruchsvoll sein. Eine der größten Hürden ist die Digitalisierung bestehender Papierakten. Dieser Prozess ist zeitaufwändig und erfordert Präzision, um Fehler zu vermeiden. „Die Unterstützung durchspezialisierte Dienstleister ist ratsam, um die Massendigitalisierung effizient und fehlerfrei durchzuführen“, so Schütte. Auch die Akzeptanz der Mitarbeitenden sollte nicht unterschätzt werden; klare Kommunikation und eine schrittweise Einführung helfen dabei, mögliche Bedenken abzubauen.

Datenschutz und Sicherheit: Eine zentrale Anforderung

Die Sicherheit von Personaldaten hat bei der Digitalen Personalakte höchste Priorität. Die Einhaltung der DSGVO ist unerlässlich und umfasst unter anderem verschlüsselte Datenübertragungen, Zugriffskontrollen und regelmäßige Backups. Externe Dienstleister, die die Auftragsdatenverarbeitung unterstützen, sollten sorgfältig geprüft werden, um die Rechtssicherheit zu gewährleisten. Unternehmen, die ISO-konforme Cloud-Lösungen und zertifizierte Rechenzentren nutzen, können den Datenschutz zusätzlich stärken.

Schritt-für-Schritt zur erfolgreichen Einführung

Eine erfolgreiche Implementierung beginnt mit der Analyse der bestehenden Systeme und der Auswahl einer geeigneten Softwarelösung. Die Digitalisierung vorhandener Datenbestände und Schulungen für das HR-Team und die Mitarbeitenden sind weitere Schritte, um die Einführung reibungslos zu gestalten. „Ein klarer Plan mit definierten Meilensteinen ist entscheidend, um die Einführung ohne Verzögerungen zu realisieren“, empfiehlt Schütte.

Die Digitale Personalakte als integraler Bestandteil des HR-Ökosystems

Mehr als nur eine elektronische Ablage: Die Digitale Personalakte ist heute ein zentraler Baustein im HR-Software-Ökosystem und integriert sich nahtlos mit weiteren Modulen, wie z.B. aus dem Talentmanagement, dem Bewerbermanagement, etc. „Die Personalakte speichert alle relevanten Daten, die für andere HR-Prozesse genutzt werden können,“ so Schütte. Dieser umfassende Datenzugriff erleichtert die zentrale Steuerung und fördert eine vernetzte, agile Personalverwaltung.

Fazit: Mehr Effizienz und Sicherheit für HR

Die Einführung der Digitalen Personalakte bietet klare Effizienzvorteile, erfordert jedoch eine sorgfältige Planung. Lösungen wie perview unterstützen Unternehmen dabei, nicht nur administrative Aufgaben zu automatisieren, sondern auch effizienter und zeitsparender zu arbeiten sowie die Datenverwaltung zu optimieren. Externe Experten, Schulungen und eine transparente Kommunikation tragen dazu bei, Stolperfallen zu vermeiden und die Akzeptanz zu fördern. In einer zunehmend digitalen Arbeitswelt ist die Digitale Personalakte ein unverzichtbares Instrument für Unternehmen, die flexibel und wettbewerbsfähig bleiben möchten.

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