Jährlich grüßt das Mitarbeitergespräch: vom Stolperstein zur Chance (2/2)

Schnell wird deutlich, dass nicht das Mitarbeitergespräch an sich das Problem ist, sondern die Häufigkeit. Durch den jährlichen Turnus verliert das Werkzeug viele seiner Vorteile, die Wertschätzung auf Arbeitgeber- wie auch auf Arbeitnehmerseite geht verloren. Das Mitarbeitergespräch muss öfter erfolgen, um volle Wirksamkeit zu entfalten. Das Mitarbeiterjahresgespräch wird abgelöst, das Mitarbeitergespräch tritt an seine Stelle. Der auf jährliche Wiederholung hindeutende Zusatz fällt weg, die Abstände zwischen den Mitarbeitergesprächen wird kürzer. Heureka.

Diese Erkenntnis ist jedoch nicht neu. Und sie taugt, allein betrachtet, auch nicht als der Wahrheit letzter Schluss. Denn auch hier lauert ein Problem. Die Frequenz der Mitarbeitergespräche hat direkten Einfluss auf den Negativaspekt des Mitarbeitergesprächs schlechthin: den Bedarf an Ressourcen, vorwiegend Zeit. Je häufiger ein Mitarbeitergespräch durchgeführt wird, desto mehr Zeit müssen Personaler auf Vor-und Nachbereitung und Durchführung verwenden. Auch die Mitarbeiter fehlen häufiger am Arbeitsplatz.

Software kann Personaler an dieser Stelle unterstützen. Gute Software kann ihnen viel Zeit sparen. Sehr gute Software fördert die Qualitäten des Mitarbeitergesprächs, erweitert die Möglichkeiten des Werkzeugs und bewahrt den Charakter des zwischenmenschlichen Austauschs, der so wichtig ist im Personalwesen. Was macht eine Software zu einer sehr guten Software? Um diese Frage beantworten zu können, ist es wichtig, die Anforderungen zu kennen, die an ein erfolgreiches Mitarbeitergespräch gestellt werden.

1. Struktur
   Die Software muss dem Gespräch Struktur verleihen können. Ein geordneter Gesprächsverlauf sorgt dafür, dass keine wichtigen Punkte vergessen werden. Die Struktur liefert die Basis für ein effizientes Gespräch
2. Flexibilität
   Eine weitere Anforderung ist die Anwendbarkeit auf unterschiedliche Personenkreise. So kann die Software von allen Abteilungen und auf allen Hierarchieebenen genutzt werden.
   Auch der Umfang des Gesprächs sollte flexibel gestaltet werden können. Nur so ist ein flächendeckender Einsatz des Programms möglich.
   Auch im technischen Sinne sollte die Softwareunterstützung flexibel sein. Um dem Unternehmen Ressourcen zu sparen, muss eine Integration in die restliche Software-Umgebung des Unternehmens unproblematisch gelingen.
3. Spontanität
   Die Möglichkeit, innerhalb der Software auf eine spontane Wende des Gesprächsverlaufs reagieren zu können, ist unerlässlich. So bleibt der Charakter der Mensch-zu-Mensch-Kommunikation erhalten und das Gespräch wird im Fluss nicht von der Rahmung durch die Software eingeschränkt .
4. Perspektive
   Softwareunterstützung für Mitarbeitergespräche sollte, beispielsweise hinsichtlich der innerbetrieblichen Fortbildung, sowohl die Perspektive des Unternehmens als auch die des Arbeitnehmers abbilden können.
5. Organisation
   Hier wird Zeit gespart. Je mehr organisatorische Aufgaben die Software rund um Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung automatisiert durchführen kann, desto geringer ist der Bedarf an Ressourcen.
6. Nachbereitung
   Im Kreislauf der regelmäßigen Mitarbeitergespräche ist die Nachbereitung des Gespräches gleichbedeutend mit der Vorbereitung des Folgegesprächs.

Mitarbeiterjahresgespräche haben ausgedient. Fraglich ist, ob sie jemals mehr als nur ein Kompromiss waren, ein Abwägen zwischen möglichst geringem Einsatz von Ressourcen und Befriedigung eines Bedarfs im Personalwesen. Nicht fraglich ist, dass sie nicht mehr zeitgemäß sind. Die Arbeitswelt hat nicht zuletzt durch die Digitalisierung neue Dynamiken entwickelt, in denen ein Jahr als Abstand zwischen zwei Feedback-Gesprächen nicht tragbar ist. Das Aufkommen der Digitaltechnik verschärfte das Problem allerdings nicht nur, sie liefert auch einen Schlüssel zu dessen Lösung. Gelingt es Unternehmen, die sehr gute Software unter all der Software zu erkennen, gewinnen sie mit dem Mitarbeitergespräch ein bedeutendes Werkzeug des Personalwesens zurück. Ob dieses wöchentlich, monatlich oder in anderem Rhythmus eingesetzt wird, entscheidet das Unternehmen, nicht die Software.